Betriebswirtschaftliche Auswertungen

Stets die Zahlen im Blick haben

Bilanzen sowie Umsatz-, Kosten- und Ertragsübersichten sind solide Instrumente, um etwaige Fehlentwicklungen im Betrieb schnell zu identifizieren. Wurde ein Problem erst einmal erkannt, kann man rechtzeitig Maßnahmen zu dessen Lösung ergreifen. Einige wesentliche Dinge gilt es allerdings zu beachten, damit die betriebswirtschaftlichen Unterlagen wirklich aussagekräftig sind.

Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) erhalten viele Bäckereien monatlich oder quartalsweise. Nach kurzer Sichtung des Ergebnisses verschwinden die Unterlagen dann allerdings zu oft wieder in den Akten. Zum Ende jedes Wirtschaftsjahres werden im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt. Ist man mit dem Jahresergebnis unzufrieden, lassen sich die Zahlen aus der Vergangenheit nicht mehr ändern.

Umso wichtiger ist es, sich neben dem operativen Geschäftsbetrieb regelmäßig mit den vorläufigen Zahlen zu beschäftigen. Um einen niedrigen Gewinn oder gar einen Verlust schnell zu erkennen, genügt ein Blick in die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA). Sie sind aktuelle Zusammenfassungen der Umsatz-, Kosten- und Ertragslage im Unternehmen.

Die Basisunterlagen

Damit die Steuerkanzlei zügig Auswertungen erstellen kann, muss die Buchführung stets aktuell gehalten sein. Empfehlenswert ist die monatliche Erstellung aller für die Buchhaltung relevanten Unterlagen, damit man sich jeweils spätestens drei Wochen nach Monatsende einen Einblick verschaffen kann. Das Unterlagenpaket enthält stets mehrere Ausdrucke. Wenn die Hausbank nach Zwischenzahlen fragt, fährt man gut damit, eine fachgerechte Zusammenstellung zu liefern.

Sie sollte um eine eigene Erläuterung zur Entwicklung, zu Besonderheiten und zu den Aussichten ergänzt werden. Zum Unterlagenpaket zählen typischerweise die folgenden Elemente:

Zunächst sollte eine kurzfristige Erfolgsrechnung angefertigt werden. Sie stellt eine allgemeine Übersicht dar. Dabei entspricht sie der Zusammenfassung der Buchführung für den in Rede stehenden Monat (zum Beispiel April) sowie den Zeitraum seit Beginn des Wirtschaftsjahres bis zum jeweiligen Stichtag zum entsprechenden Monatsende (zum Beispiel also für den Zeitraum vom 1. Januar bis 30. April des aktuellen Jahres).

Hat man ein Problem frühzeitig erkannt, kann man Maßnahmen dagegen ergreifen

Ein weiterer Bestandteil der Unterlagen ist der Vorjahresvergleich. Darin sind definierte Zeiträume den entsprechenden Perioden des Vorjahres gegenübergestellt. Die Veränderungen sieht man auf einen Blick. Der Vorjahresvergleich kann erste Anhaltspunkte für möglichen Handlungsbedarf liefern.

Der Wertenachweis zum Vorjahresvergleich gibt Aufschluss über die einzelnen Positionen. Hier sind alle Umsatz- und Aufwandskonten aus der Buchführung strukturiert aufgegliedert. Das ist erforderlich, um einzelne Positionen detailliert hinterfragen zu können.

In der Jahresübersicht (Monatswerte) findet man darüber hinaus jeden Monat des Jahres separat aufgelistet. Anhand der Entwicklung kann man erkennen, ob sich auffallende Abweichungen durch übliche saisonale Schwankungen oder eine grundsätzliche Fehlentwicklung ergeben haben.

Aus einer Summen- und Saldenliste können die Bewegungen auf einzelnen Konten nachvollzogen werden. Sie zeigt darüber hinaus Umsätze der einzelnen Abnehmer (Debitoren) sowie Rechnungen, die Lieferanten (Kreditoren) an den Betrieb gestellt haben.

Zahlen strukturiert auswerten

Die Entwicklung der Zahlen des eigenen Unternehmens kann man im Zeitvergleich mit Daten aus der Vergangenheit bewerten. Wird eine Unternehmensplanung erstellt, befasst man sich zudem mit dem Vergleich der Planzahlen – also den geplanten Entwicklungen – mit den tatsächlichen Ist-Zahlen – also den Werten, die wirklich eingetreten sind. Tendenzen werden dabei sofort transparent und bei Bedarf kann man Maßnahmen ergreifen, um etwaige Fehlentwicklungen aufzufangen.

Wer die Möglichkeit hat, über eine Betriebsberatung und/oder die Innung an Branchenvergleichsdaten zu kommen, erhält darüber hinaus Aufschluss über Optimierungspotenziale, die andere Unternehmen im Markt bereits umgesetzt haben.

Die für die Buchhaltung relevanten Unterlagen sollte man stets aktuell halten

Die Umsatzentwicklung in den monatlich oder quartalsweise erstellten BWA ist als ergänzende Kontrollmöglichkeit zu sehen. Sie stellt sämtliche Geschäftsvorfälle dar, die die Gewinn- und Verlustrechnung betreffen, also Umsatzerlöse, Aufwendungen und Erträge. Eigene Verkaufsstatistiken sind meist noch detaillierter und werden noch aktueller erstellt. Dort hat man sich bereits damit beschäftigt, ob Umsatzschwankungen in einzelnen Produktgruppen zum Beispiel durch angebotene Mengen oder die veränderte Preisgestaltung bedingt sein können.

Variable und fixe Kosten analysieren

Bei den Kostenpositionen der BWA schaut man sich zunächst die absoluten Werte an. Außerdem bildet man Kennzahlen, die sich dann auch bei schwankenden Umsatzerlösen gut analysieren lassen. Dazu setzt man die jeweilige Kostenposition in Relation zu den Umsatzerlösen, bei Produktionsunternehmen in Relation zur Gesamtleistung.

Der variable Materialaufwand (auch Wareneinsatz) ist in Bäckereien oft die zweitgrößte Kostenposition. Bevor man die aktuellen Kennzahlen bewertet, ist mit der Buchhaltung abzustimmen, ob bei der Berechnung des Postens sämtliche Aufwendungen eingebucht wurden (Gesamtkostenverfahren) – auch die der (bislang) unverkauften Produkte – oder ob nur die Aufwendungen für die tatsächlich verkauften Artikel eingebucht worden sind (Umsatzkostenverfahren).

Im ersten Fall würde die Aufwandsquote höher erscheinen, als sie für den erzielten Umsatz erforderlich ist. Im Zweifel kann man sich die Unterschiede in der Steuerkanzlei erläutern lassen. Die Wareneinsatzquote im Umsatzkostenverfahren errechnet sich wie folgt:

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz / Erlöse x 100

Nach Abzug des Materialaufwands vom Umsatz verbleibt der Rohertrag. Dieser belegt, welche prozentuale Marge erwirtschaftet wurde. Der Betrag muss zur Deckung der weiteren Kosten und des Gewinns ausreichen.

Außergewöhnliche Aufwendungen wie die Anschaffung einer neuen Maschine werden für die Betrachtung des Grundgeschäftes herausgerechnet

Im Personalaufwand finden sich größtenteils Fixkosten wieder, wenn das Unternehmen seine Belegschaft fest angestellt hat. Die Personalkostenquote lässt sich nach dieser Formel berechnen:

Personalkostenquote = Personalaufwand / Gesamtleistung x 100

Ein Teil der Personalkosten kann variabel sein, wenn Spitzenbedarf mit Aushilfen gedeckt wird. Ebenso sind Bonifikationen oder Leistungen für Mehrarbeit variabel zu sehen. Daher reicht die alleinige Ermittlung der Personalkostenquote nicht aus. Aus dem Controlling sollten die fixen und variablen Personalkosten separiert hervorgehen und dann analysiert werden.

Die weiteren Kosten, wie zum Beispiel Raumkosten, Versicherungen, Fahrzeugkosten, Kosten der Warenabgabe, haben regelmäßig wiederkehrenden Charakter und verändern sich normalerweise im Vergleich zu den oben genannten Positionen eher geringfügig bei steigender oder sinkender Produktionsleistung. In den vergangenen Jahren sah das anders aus. Gestiegene Rohstoffpreise und Energiekosten sowie allgemeine Kostensteigerungen haben das Bild verzerrt, was bei der Auswertung des eigenen Unternehmens zu berücksichtigen ist.

Bei der Bewertung einzelner Bereiche sollte man stets die Produktionsleistung kennen. So werden Steigerungen einzelner Kostenpunkte nachvollziehbar, wenn sie mit einem entsprechend wachsenden Produktionsvolumen einhergehen.

Wichtige Voraussetzungen

Jede Auswertung ist nur so gut wie die ihr zugrunde liegende Datenbasis. Die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens will man zu jedem Zeitpunkt im Jahr fundiert und sicher durchleuchten können. Neben der ordnungsgemäßen Buchführung müssen dazu auch die folgenden Parameter berücksichtigt werden:

Außerordentliche Erträge und Aufwendungen gehören zwar zum Geschäftsbetrieb, fallen aber auf, weil sie eher unregelmäßig anfallen. Sie werden beispielsweise verbucht, wenn Vermögensgegenstände veräußert werden oder Versicherungsfälle eintreten.

Neutrale Erträge und Aufwendungen entstehen außerhalb des laufenden Grundgeschäfts. Das können Mieterträge aus freien Räumlichkeiten sein, Steuererstattungen, Wertpapiererträge oder -verluste, Spenden oder Geldflüsse, die vergangenen Geschäftsjahren zuzuordnen sind.

Indem man Kosten im Vergleich zum Vorjahr gegenüberstellt, erkennt man Entwicklungen schnell

Bei der Bewertung der Zahlen sind die genannten Positionen separat zu betrachten, damit das regelmäßige operative Geschäft aussagekräftig abgebildet wird.

Darüber hinaus gibt es Aufwendungen, die nicht jeden Monat anfallen. Zinszahlungen können auch quartalsweise oder in größeren Zeitintervallen fällig sein. Mit der Absetzung für Abnutzung (AfA) werden die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Anlagegütern (zum Beispiel für Gebäude oder Maschinen) über einen bestimmten Nutzungszeitraum verteilt. Viele Steuerbüros buchen sie erst im Rahmen der Jahresabschlussbuchungen ein. Schließlich ist der Wert erst für die Gewinn- und Verlustrechnung im Rahmen des Jahresabschlusses relevant.

Kapitalkosten und Abschreibungen kann man recht verlässlich auch im Laufe des Jahres vorab schätzen. Wenn man diese Positionen dann von Beginn des Jahres als kalkulatorische Werte auf die einzelnen Monate umlegt, werden die eigentlich erst später aufzuführenden Posten schon während des Jahres jeden Monat berücksichtigt. Das Gesamtbild ist dann über das Jahr ausgeglichener.

Auf der sicheren Seite

Wer die Entwicklung des Geschäftes stets im Blick behalten und so Abweichungen frühzeitig erkennen möchte, findet in den betriebswirtschaftlichen Auswertungen ein passendes Instrument dafür. Mit den strukturierten Übersichten hat man stets ein Auge auf den Umsatz, anfallende Kosten und Erträge.

Abweichungen vom Üblichen fallen schneller auf, lassen sich besser einordnen und es kann gezielt mit Maßnahmen gegengesteuert werden. Wichtig ist, dabei saisonale Schwankungen und außerordentliche Einnahmen sowie Ausgaben herauszurechnen, um die Daten über das Grundgeschäft nicht zu verzerren.

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